Politique de protection des données, de confidentialité, de gestion des dossiers et d’utilisation du matériel informatique

Objectif de la politique

L’objectif de cette politique est de garantir la protection des données personnelles et confidentielles traitées par 9159-7500 Québec inc. (ci-après appelé NAC) conformément aux lois applicables, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la législation locale en matière de confidentialité.

Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les employés et parties prenantes de NAC ayant accès aux données personnelles ou confidentielles dans le cadre de leur travail et/ou utilisant un ordinateur fourni par la compagnie.

Collecte et utilisation des données

Toutes les données personnelles doivent être collectées de manière légale, transparente et conforme à la loi.  Les données personnelles sont collectées uniquement pour des finalités précises, explicites et légitimes. Toute utilisation ultérieure incompatible avec ces finalités est interdite sans consentement préalable.  Seules les données pertinentes et nécessaires doivent être collectées.  Les ordinateurs fournis par NAC ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles.  Le temps d’utilisation est monitoré par la compagnie et doit coïncider avec les horaires de travail.

Gestion des dossiers physiques

Tous les dossiers physiques doivent demeurer dans les bureaux de l’entreprise.  Les employés pour qui le télétravail a été autorisé peuvent numériser tout document nécessaire à leur travail ou utiliser l’information disponible sur le réseau.

Protection et sécurité des données

L’accès aux données personnelles et confidentielles est strictement limité aux personnes autorisées.  NAC met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données. Cela inclut le chiffrement des données, l’utilisation de pare-feu et la protection des accès par mot de passe.  En cas de violation de données, l’entreprise s’engage à notifier l’incident aux autorités compétentes dans les délais légaux, ainsi qu’aux personnes concernées si nécessaire.

Droits des personnes concernées

Les personnes dont les données sont traitées disposent de droits qu’elles peuvent exercer :
– Droit d’accès : Demander une copie de leurs données personnelles.
– Droit de rectification : Demander la correction de données incorrectes.
– Droit à l’effacement : Demander la suppression de leurs données, sous certaines conditions.
– Droit à la portabilité : Demander le transfert de leurs données vers un autre responsable de traitement.
– Droit d’opposition : Refuser certains types de traitement de leurs données.

Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, en conformité avec les exigences légales et réglementaires.

Formation et sensibilisation

NAC assure une formation continue à ses employés pour garantir leur compréhension des obligations en matière de protection des données et de confidentialité. Un programme de sensibilisation est mis en place pour promouvoir les bonnes pratiques.

Responsabilité

Chaque employé est tenu de respecter les dispositions de cette politique. Toute violation pourra entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail.

Mise à jour de la politique

Cette politique est révisée périodiquement pour garantir sa conformité aux évolutions législatives et réglementaires.

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Date d’entrée en vigueur : 16 octobre 2024

Responsable de la protection des données (DPO) : Stéphanie Carrier